Neue Ära im Schutz von Whistleblowern

Im Kern dient das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dem Schutz von Personen, die Missstände aufdecken (Whistleblower). Es stellt die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 in nationales Recht da.

Ein Monat nach seiner Verkündung, also am 2. Juli 2023, wird das Gesetz in Kraft treten. Ursprünglich hätte die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie bereits im Dezember 2021 abgeschlossen sein sollen. Allerdings gab es mehrere Verzögerungen bei der endgültigen Verabschiedung des HinSchG. So wurde das Gesetz im Februar 2023 im Bundesrat abgelehnt und im März 2023 in einer leicht modifizierten Form kurzfristig von der Tagesordnung des Bundestages gestrichen.

Schließlich wurde das Gesetz am 11. und 12. Mai 2023 vom Bundestag und Bundesrat angenommen.

Personen, die vertrauliche oder geschützte Informationen offenlegen, die von öffentlichem Interesse sind, oder die auf Unregelmäßigkeiten hinweisen, werden als Hinweisgeber oder Whistleblower bezeichnet.

Das Gesetz zielt darauf ab, Personen, die auf Missstände hinweisen (sogenannte Whistleblower), zu schützen. In Unternehmen und Behörden sind es oft die Mitarbeiter, die Unregelmäßigkeiten zuerst bemerken. Ihre Hinweise können dazu beitragen, dass Rechtsverstöße entdeckt, untersucht, verfolgt und abgestellt werden.

Der umfangreiche Begriff des Hinweisgeberschutzes wird verwendet, da er nicht ausschließlich in traditionellen Arbeitsverhältnissen Anwendung findet. Die Bezeichnung „Beschäftigungsgeber“ umfasst sowohl natürliche als auch juristische Personen sowie alle weiteren rechtsfähigen Personengesellschaften und -vereinigungen. Unter „Beschäftigte“ fallen neben den Arbeitnehmern auch Personen wie Beamte, Auszubildende, Soldaten und ähnliche Gruppen.

Im Sinne des Gesetzes gelten als öffentliche Beschäftigungsgeber juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie Organisationen, die sich im Besitz oder unter der Kontrolle einer juristischen Person des öffentlichen Rechts befinden. Alle anderen Beschäftigungsgeber werden als private Beschäftigungsgeber betrachtet.

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unterscheidet zwischen internen und externen Meldestellen. Eine interne Meldestelle ist eine vom Arbeitgeber eingerichtete Anlaufstelle, an die sich Mitarbeiter vertraulich wenden können, wenn sie über ein im Sinne des HinSchG relevantes Fehlverhalten berichten möchten.

Die externe Meldestelle hingegen wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet und ist klar vom restlichen Zuständigkeitsbereich des Amtes abgegrenzt.

Alle Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern sind dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Private Arbeitgeber mit einer Mitarbeiterzahl zwischen 50 und 249 haben eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Mehrere private Arbeitgeber in dieser Größenordnung können sich zusammenschließen und eine gemeinsame Meldestelle einrichten und betreiben.

Darüber hinaus schreibt § 12 Abs. 3 des HinSchG vor, dass Unternehmen in bestimmten Branchen eine interne Meldestelle einrichten müssen, unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl. Es empfiehlt sich, das Gesetz für weitere Details zu konsultieren!

Zusätzlich zu einer oder mehreren Personen, die beim Arbeitgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigt sind, kann auch eine externe Person oder ein Drittanbieter die interne Meldestelle ausführen.

Das bedeutet, dass es auch möglich ist, externe Unternehmen mit der Leitung der internen Meldestelle zu beauftragen. Selbst wenn eine externe Person die interne Meldestelle besetzt, bleibt diese dennoch als interne Stelle klassifiziert. Diese sollte nicht mit der externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz verwechselt werden.

Die interne Meldestelle muss bestimmte Eigenschaften aufweisen, um effektiv genutzt zu werden und um Bußgelder zu vermeiden.

Zu den Anforderungen gehört unter anderem die Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers sowie der Personen, die von der Meldung betroffen sind. Obwohl anonyme Meldungen nicht zwangsläufig angenommen werden müssen, wird ihre Akzeptanz dringend empfohlen, um die Attraktivität der internen Meldestelle nicht zu mindern.

Es ist selbstverständlich, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden müssen.

Nachdem eine Meldung eingegangen ist, müssen die Meldestellen diese dokumentieren, das Meldungsverfahren durchführen und geeignete Nachfolgemaßnahmen ergreifen. Darüber hinaus muss die interne Meldestelle unabhängig sein, um potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden.

Nein, die Mitarbeiter haben die Wahl, ob sie ihre Meldungen intern oder extern einreichen möchten. Jedoch sollten sie, in Fällen, in denen sie keine Vergeltungsmaßnahmen befürchten und das Problem intern effektiv gelöst werden kann, zuerst intern melden.

Das Gesetz fordert zudem, dass Arbeitgeber Anreize setzen, damit Whistleblower ihre Meldungen zunächst intern einreichen, bevor sie sich an eine externe Meldestelle wenden. Unabhängig von dieser gesetzlichen Anforderung sollte jedes Unternehmen ein eigenes Interesse daran haben, dass ihre Mitarbeiter Unregelmäßigkeiten zuerst intern melden.

Das Gesetz legt Strafen für Verstöße fest, die von 10.000 bis 50.000 Euro reichen. Zusätzlich könnten Whistleblower Ansprüche auf Schadensersatz geltend machen oder von Beweiserleichterungen im Rechtsverfahren profitieren.

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Eine sichere Lösung, auch unter Berücksichtigung von Schrems II (DSGVO) Gemäß dem Schrems-II-Urteil der DSGVO reicht lokales Hosting nicht aus, um die Privatsphäre von EU-Bürgern zu schützen. Whistleblower PIQMA Software wird in der EU gehostet und bringt die Lösung mit vollständiger Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf ein neues Niveau. Falldaten können nur vom „Inhaber des Verschlüsselungsschlüssels“ eingesehen werden, und nicht einmal Mitarbeitende von Whistleblower PIQMA Software können die Falldaten sehen.

Wir unterstützen Sie nicht nur dabei, handlungsfähig zu werden, sondern begleiten Sie auch bei der Implementierung des Systems und der Verwaltung eingehender Hinweise. Dabei nehmen wir insbesondere die rechtlichen Besonderheiten, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), bei der Einführung in Betracht und beraten Sie bereits im Vorfeld unterstützend. Mit unserer Ersteinschätzung sorgen wir dafür, dass die Hinweise direkt für Sie vorsortiert werden. So müssen Sie kein Personal schulen oder abstellen. Nutzen Sie die Whistleblower-Lösung der PIQMA-Software, um Ihre Ressourcen nicht durch eine zusätzliche gesetzliche Verpflichtung zu belasten.

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PIQMA führt für Sie eine initiale Beurteilung der eingehenden Hinweise durch. Dabei wird geprüft, ob der jeweilige Hinweis in den Geltungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und ob eine weiterführende Untersuchung notwendig ist.