Neue Ära im Schutz von Whistleblowern

Das neue Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern ist am 2. Juli in Kraft getreten. Es verlangt unter anderem von Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitenden, eine interne Meldestelle einzurichten. Unterstützen Sie eine proaktive Speak-Up-Kultur in Ihrem Unternehmen und vermeiden Sie potenzielle, hohe Bußgelder. Wir präsentieren Ihnen die Schlüsselaspekte dieses Gesetzes in Form von FAQs und zeigen Ihnen eine moderne, effiziente und kostengünstige Methode, alle gesetzlichen Anforderungen ohne zusätzlichen Personalaufwand zu erfüllen – die digitale Lösung für Hinweisgeber von PIQMA.

Wissenswertes zum Hinweisgeberschutzgesetz

Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)?

Im Kern dient das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) dem Schutz von Personen, die Missstände aufdecken (Whistleblower). Es stellt die Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie (EU) 2019/1937 in nationales Recht da.

Wann tritt das Gesetz in Kraft?

Ein Monat nach seiner Verkündung, also am 2. Juli 2023, wird das Gesetz in Kraft treten. Ursprünglich hätte die Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie bereits im Dezember 2021 abgeschlossen sein sollen. Allerdings gab es mehrere Verzögerungen bei der endgültigen Verabschiedung des HinSchG. So wurde das Gesetz im Februar 2023 im Bundesrat abgelehnt und im März 2023 in einer leicht modifizierten Form kurzfristig von der Tagesordnung des Bundestages gestrichen.

Schließlich wurde das Gesetz am 11. und 12. Mai 2023 vom Bundestag und Bundesrat angenommen.

Was ist ein Hinweisgeber?

Personen, die vertrauliche oder geschützte Informationen offenlegen, die von öffentlichem Interesse sind, oder die auf Unregelmäßigkeiten hinweisen, werden als Hinweisgeber oder Whistleblower bezeichnet.

Was ist das Ziel des Gesetzes?

Das Gesetz zielt darauf ab, Personen, die auf Missstände hinweisen (sogenannte Whistleblower), zu schützen. In Unternehmen und Behörden sind es oft die Mitarbeiter, die Unregelmäßigkeiten zuerst bemerken. Ihre Hinweise können dazu beitragen, dass Rechtsverstöße entdeckt, untersucht, verfolgt und abgestellt werden.

Was ist ein Beschäftigungsgeber?

Der umfangreiche Begriff des Hinweisgeberschutzes wird verwendet, da er nicht ausschließlich in traditionellen Arbeitsverhältnissen Anwendung findet. Die Bezeichnung „Beschäftigungsgeber“ umfasst sowohl natürliche als auch juristische Personen sowie alle weiteren rechtsfähigen Personengesellschaften und -vereinigungen. Unter „Beschäftigte“ fallen neben den Arbeitnehmern auch Personen wie Beamte, Auszubildende, Soldaten und ähnliche Gruppen.

Was ist ein privater, was ein öffentlicher Beschäftigungsgeber?

Im Sinne des Gesetzes gelten als öffentliche Beschäftigungsgeber juristische Personen des öffentlichen Rechts sowie Organisationen, die sich im Besitz oder unter der Kontrolle einer juristischen Person des öffentlichen Rechts befinden. Alle anderen Beschäftigungsgeber werden als private Beschäftigungsgeber betrachtet.

Was ist eine interne und externe Meldestelle?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) unterscheidet zwischen internen und externen Meldestellen. Eine interne Meldestelle ist eine vom Arbeitgeber eingerichtete Anlaufstelle, an die sich Mitarbeiter vertraulich wenden können, wenn sie über ein im Sinne des HinSchG relevantes Fehlverhalten berichten möchten.

Die externe Meldestelle hingegen wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet und ist klar vom restlichen Zuständigkeitsbereich des Amtes abgegrenzt.

Wer muss eine interne Meldestelle einrichten?

Alle Arbeitgeber mit mehr als 50 Mitarbeitern sind dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Private Arbeitgeber mit einer Mitarbeiterzahl zwischen 50 und 249 haben eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023. Mehrere private Arbeitgeber in dieser Größenordnung können sich zusammenschließen und eine gemeinsame Meldestelle einrichten und betreiben.

Darüber hinaus schreibt § 12 Abs. 3 des HinSchG vor, dass Unternehmen in bestimmten Branchen eine interne Meldestelle einrichten müssen, unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl. Es empfiehlt sich, das Gesetz für weitere Details zu konsultieren!

Wer kann die interne Meldestelle besetzen?

Zusätzlich zu einer oder mehreren Personen, die beim Arbeitgeber oder in der jeweiligen Organisationseinheit beschäftigt sind, kann auch eine externe Person oder ein Drittanbieter die interne Meldestelle ausführen.

Das bedeutet, dass es auch möglich ist, externe Unternehmen mit der Leitung der internen Meldestelle zu beauftragen. Selbst wenn eine externe Person die interne Meldestelle besetzt, bleibt diese dennoch als interne Stelle klassifiziert. Diese sollte nicht mit der externen Meldestelle beim Bundesamt für Justiz verwechselt werden.

Welche Voraussetzungen muss die interne Meldestelle erfüllen?

Die interne Meldestelle muss bestimmte Eigenschaften aufweisen, um effektiv genutzt zu werden und um Bußgelder zu vermeiden.

Zu den Anforderungen gehört unter anderem die Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers sowie der Personen, die von der Meldung betroffen sind. Obwohl anonyme Meldungen nicht zwangsläufig angenommen werden müssen, wird ihre Akzeptanz dringend empfohlen, um die Attraktivität der internen Meldestelle nicht zu mindern.

Es ist selbstverständlich, dass alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden müssen.

Nachdem eine Meldung eingegangen ist, müssen die Meldestellen diese dokumentieren, das Meldungsverfahren durchführen und geeignete Nachfolgemaßnahmen ergreifen. Darüber hinaus muss die interne Meldestelle unabhängig sein, um potenzielle Interessenkonflikte zu vermeiden.

Muss ein Beschäftigter stets zuerst intern melden?

Nein, die Mitarbeiter haben die Wahl, ob sie ihre Meldungen intern oder extern einreichen möchten. Jedoch sollten sie, in Fällen, in denen sie keine Vergeltungsmaßnahmen befürchten und das Problem intern effektiv gelöst werden kann, zuerst intern melden.

Das Gesetz fordert zudem, dass Arbeitgeber Anreize setzen, damit Whistleblower ihre Meldungen zunächst intern einreichen, bevor sie sich an eine externe Meldestelle wenden. Unabhängig von dieser gesetzlichen Anforderung sollte jedes Unternehmen ein eigenes Interesse daran haben, dass ihre Mitarbeiter Unregelmäßigkeiten zuerst intern melden.

Was passiert, wenn ich gegen das Gesetz verstoße?

Das Gesetz legt Strafen für Verstöße fest, die von 10.000 bis 50.000 Euro reichen. Zusätzlich könnten Whistleblower Ansprüche auf Schadensersatz geltend machen oder von Beweiserleichterungen im Rechtsverfahren profitieren.

Unsere Digitale Hinweisgeberlösung

Digitale Hinweisgeberlösung – was Sie wissen müssen

Wie kann ich die gesetzlichen Pflichten schnell und einfach erfüllen?

Die Anforderung lässt sich durch die Implementierung der Digitalen Hinweisgeberlösung von PIQMA erfüllen. Die Einrichtung der Lösung ist mit nur wenigen Klicks abgeschlossen.

Wie funktioniert die Digitale Hinweisgeberlösung?

Eine sichere Lösung, auch unter Berücksichtigung von Schrems II (DSGVO) Gemäß dem Schrems-II-Urteil der DSGVO reicht lokales Hosting nicht aus, um die Privatsphäre von EU-Bürgern zu schützen. Whistleblower PIQMA Software wird in der EU gehostet und bringt die Lösung mit vollständiger Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf ein neues Niveau. Falldaten können nur vom „Inhaber des Verschlüsselungsschlüssels“ eingesehen werden, und nicht einmal Mitarbeitende von Whistleblower PIQMA Software können die Falldaten sehen.

Warum mit PIQMA?

Wir unterstützen Sie nicht nur dabei, handlungsfähig zu werden, sondern begleiten Sie auch bei der Implementierung des Systems und der Verwaltung eingehender Hinweise. Dabei nehmen wir insbesondere die rechtlichen Besonderheiten, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), bei der Einführung in Betracht und beraten Sie bereits im Vorfeld unterstützend. Mit unserer Ersteinschätzung sorgen wir dafür, dass die Hinweise direkt für Sie vorsortiert werden. So müssen Sie kein Personal schulen oder abstellen. Nutzen Sie die Whistleblower-Lösung der PIQMA-Software, um Ihre Ressourcen nicht durch eine zusätzliche gesetzliche Verpflichtung zu belasten.

Ressourcen nicht durch eine zusätzliche gesetzliche Verpflichtung zu belasten. Was kostet mich die Digitale Hinweisgeberlösung?

Die PIQMA-Software kann gegen eine Lizenzgebühr zuzüglich einer Pauschale für die Bearbeitung von Hinweisen erworben werden. Für öffentliche Unternehmen bleiben die Kosten in der Regel unter der Schwelle, die eine direkte Vergabe erlaubt. Wir bieten zudem verschiedene Pakete an, um auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Was passiert nach der Buchung der Digitalen Hinweisgeberlösung?

Nach der Buchung steht Ihnen der Zugang zur Software sofort zur Verfügung, eine separate IT-Implementierung ist nicht erforderlich. Alle Daten werden sicher in Deutschland gespeichert. Zusätzlich weist unsere Software eine ISO 27001-Zertifizierung auf, was die Einhaltung international anerkannter Standards für Informationssicherheit bestätigt.

Was beinhaltet die Hinweisbearbeitungspauschale?

PIQMA führt für Sie eine initiale Beurteilung der eingehenden Hinweise durch. Dabei wird geprüft, ob der jeweilige Hinweis in den Geltungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fällt und ob eine weiterführende Untersuchung notwendig ist.

Ihre Vorteile der Hinweisgeberlösung

Gesetztliche Anforderungen, einfach und sicher umgesetzt.

Sie erhalten die Meldungen zuerst.

Direkte Kommunikation mit dem Hinweisgeber

Schutz durch Anonymität

Schnelle Reaktion durch personelle oder organisatorische Vorkehrungen

Keine Kapazitätsverluste durch die Einarbeitung von Mitarbeitern

Mit nur wenigen Klicks ist die Implementierung erledigt

100% DSGVO Konform

So funktioniert die Hinweisgeberlösung

  1. Verstoß/Fehlverhalten

  2. Beobachtung durch Hinweisgeber

  3. Hinweisgeber berichtet mittels Hinweisgeberportal

  4. Erstprüfung durch Hinweisempfänger (Case Manager)

  5. Information an zuständige interne Leitung

  6. Ggf. interne Untersuchung

  7. Ggf. in Abstimmung Entscheidungsvorschlag zu Maßnahmen

  8. Entscheidung durch Leitung

  9. Information an Hinweisgeber

  10. DSGVO-Konnforme Dokumentation

Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch – Wir beraten Sie gerne.

    Sie möchten sich ausführlicher zu dem Thema Hinweisgeberlösung beraten lassen? Füllen Sie gerne das Kontaktformular aus und wir melden uns bei Ihnen!



    Ich habe die Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen.

    Hinweis: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft per E-Mail an ed.amqip@ofni oder über unser Kontaktformular widerrufen.